Sözleşme PDF'inde Nelere Dikkat Edilmeli? Göndermeden Önce 7 Kontrol
Bir sözleşmeyi karşı tarafa göndermeden önce yapılması gereken kontroller ve sık yapılan gizlilik hataları.
· 6 dk okuma
Sözleşmeler, bir belgenin hem en çok paylaşıldığı hem de en çok hata barındırdığı tür. Karşı tarafa giden bir PDF'te kalan tek bir gizli satır, aylarca süren bir müzakereyi bitirebilir.
Aşağıdaki listeyi göndermeden önce bir kez gözden geçirin.
1. Gizli bilgiler gerçekten silindi mi?
Word'de üzeri sarıya boyanmış, PDF'e çevrilirken siyaha dönmüş bir alan silinmemiştir. Metin katmanı hâlâ oradadır; herhangi bir PDF okuyucuda kopyala-yapıştır yapan biri okuyabilir.
Gerçek silme, sayfayı yeniden çizmekle olur. PDF Sansürle aracı seçtiğiniz alanın üzerine kalıcı bant basar ve altındaki metni kaldırır.
Kontrol: Metni seçip kopyalamayı deneyin. Gizli kısım kopyalanıyorsa silinmemiştir.
2. Meta veriler temiz mi?
PDF'in içinde görünmeyen ama taşınan bilgiler var: yazar adı, şirket, oluşturan uygulama, hatta bazen dosyanın oluşturulduğu klasör yolu. "Bu sözleşmeyi kim hazırladı" sorusunun cevabı buradadır. Bazı durumlarda istenen, bazı durumlarda istenmeyen bir izdir.
PDF Metadata Düzenle ile bu alanları okuyup bilinçli olarak ayarlayın.
3. Yorumlar ve açıklamalar kaldı mı?
Taslak üzerinde çalışırken eklenen yorumlar, vurgular ve notlar PDF'te kalır. Karşı taraf "şu maddeyi değiştirelim" notunuzu ya da daha kötüsü "bu maddeyi imzalamayacağız" yorumunuzu görebilir.
Kontrol: PDF okuyucunuzda yorum panelini açın. Boş olmalı.
4. Sayfa sırası ve numaralandırma tutuyor mu?
Ek maddeler, ekler ve imza sayfası doğru sırada mı? Bir sözleşmede imza sayfasının yanlış yerde olması, belgeyi tartışmalı hale getirir.
5. Ekler belgenin parçası mı?
Sözleşme "Ek-1'de belirtilmiştir" diyorsa, Ek-1 gerçekten dosyanın içinde mi? Ayrı bir dosya olarak göndermek, kaybolma riski demektir. PDF Birleştir ile tek dosya haline getirin.
6. Tek sürüm mü dolaşıyor?
"sozlesme-final-v3-duzeltilmis.pdf" adlı bir dosya, hangi sürümün geçerli olduğu tartışmasını doğurur. Tarih içeren tek bir adlandırma standardı belirleyin ve eski sürümleri paylaşımdan çıkarın.
7. Dosya boyutu makul mü?
20 MB'lık bir sözleşme e-postaya takılır ve karşı taraf "açamadım" der. PDF Sıkıştır ile 120 DPI'da küçültmek, okunabilirliği bozmadan genelde %60–80 kazanç sağlar.
Kısa liste: gizli alanları gerçekten sil, meta veriyi ayarla, yorumları temizle, sıralamayı kontrol et, ekleri birleştir, tek sürüm kullan, boyutu küçült. Yedi madde, beş dakika.
Aç: PDF Sansürle, dosyanız cihazınızdan çıkmadan, ücretsiz.